Швидко орієнтуватися в багатосторінкових документах дає змогу зміст (рис. 10.1).

Зміст в електронному документі — це впорядкований список заголовків складових документа.

Зазвичай у змісті зазначаються номери сторінок, що дозволяє легше орієнтуватися в структурі великого документа. Зміст розташовується на початку або в кінці документа, і часто перегляд починають саме з нього. Подивіться, де розташований зміст у вашому підручнику

Наявність посилань на відповідні розділи в змісті електронного документа дозволяє швидко знаходити потрібний розділ та переміщуватися від одного розділу до іншого. Створення у змісті електронного документа посилань на відповідні розділи дозволяє швидко знаходити потрібний розділ та переміщатись від одного розділу до іншого у вікні Навігація (рис. 10. 2).

Створити зміст можна в ручному або автоматичному режимі.

Створення змісту документа в ручному режимі

Ручне створення змісту є доцільним для невеликих за обсягом документів, а також єдино можливим для документів, які налічують понад 9 рівнів заголовків (Word не підтримує більше ніж 9 рівнів у змісті).

Для створення змісту вручну потрібно:

1) пронумерувати сторінки документа (команда Вставлення ^ Номер сторінки);

2) створити сторінку із заголовками: назвами розділів, параграфів тощо.

Для цього або набираємо назви заголовків вручну, або копіюємо з документа. Якщо заголовків не більше 24, то можна послідовно скопіювати їх всі до буфера обміну, наприклад, сполученням клавіш Ctrl + C, а потім вставити із буфера обміну на потрібну сторінку (див. рис. 7. 5);

3) додати номери сторінок біля скопійованих заголовків (за необхідності);

4) у тексті документа до кожного заголовка створити закладку (див § 9);

5) на створеній сторінці змісту кожну назву заголовка зробити посиланням на відповідну закладку в документі

Автоматизоване створення змісту документа

Автоматизована побудова змісту документа спрощується, якщо для заголовків і підзаголовків використано стилі Заголовок 1, Заголовок 2 тощо

Для автоматизованого створення змісту потрібно:

1) відформатувати назви розділів, параграфів тощо відповідними стилями (рис. 10.3);

2) вибрати місце вставлення змісту (на початку або в кінці документа);

3) на вкладці Посилання в групі Зміст розгорнути список Зміст;

4) вибрати стиль змісту та натиснути клавішу Enter Для оновлення змісту потрібно:

1) на вкладці Посилання в групі Зміст клацнути Оновлення таблиці;

2) вибрати команду Оновити лише номери сторінок або Оновити цілком.

Для видалення змісту потрібно:

1) на вкладці Посилання в групі Зміст клацнути Оновлення таблиці;

2) вибрати команду Видалення змісту.

Створення покажчика

Для швидкого пошуку термінів зазвичай у кінці підручника розміщують алфавітний покажчик.

Покажчик (алфавітний покажчик) — список слів із зазначенням номерів сторінок, на яких вони згадуються.

Для створення покажчика потрібно:

1) виділити в тексті термін (слово або фразу);

2) на вкладці Посилання в групі Покажчик вибрати команду Позначити елемент;

3) налаштувати параметри у вікні Визначення елемента покажчика: а) за потреби змінити текст у полі Основний;

б) щоб елемент вказував на кілька термінів (наприклад, архівний файл; стиснений файл; архів), у полі додатковий вписати через двокрапку інші терміни;

в) натиснути кнопку Позначити або Позначити все (щоб знайти і позначити в документі всі терміни);

4) установити курсор у відповідне місце документа і на вкладці Посилання в групі Покажчик вибрати команду Покажчик.

Щоб видалити елемент покажчика, потрібно відобразити недруко-вані символи тексту

і видалити біля елемента покажчи

ка позначку у фігурних дужках.

Порядок опрацювання складних документів

Щоб робота зі складним текстовим документом була ефективною, потрібно дотримуватися певної послідовності дій. Розглянемо етапи опрацювання складних текстових документів

1) Набір і збереження — введення тексту з клавіатури і збереження у вигляді файлу на носії.

2) Редагування документа — виправлення помилок, додавання або вилучення фрагментів тексту, інших об’єктів, зміна їх розташування

3) Форматування документа — надання документу бажаного вигляду: змінення властивостей об’єктів, налаштування стилів тощо.

4) Підготовка документа до друку — оформлення заголовків, розбивка на сторінки, їх нумерування, створення змісту

5) Друк документа — виведення на папір усіх або окремих сторінок створеного документа

Під час роботи з документом у програмі Word робоче поле можна розділити на кілька областей на вкладці Вигляд ^ Розділити (група Вікно). Після цього в кожній частині документ можна прокручувати незалежно. Це зручно використовувати під час копіювання (чи перенесення) фрагментів з одного місця в інше

Питання для самоперевірки

1. У чому полягає відмінність між змістом звичайного (паперового) і електронного документів?

2. Як створити зміст текстового документа вручну?

3. Опишіть алгоритм автоматизованого створення змісту текстового документа.

4. У чому переваги автоматизовано створеного змісту перед ручним і коли автоматизований зміст документа створити неможливо?

5. Що таке покажчики?

6. Опишіть послідовність дій з опрацювання складного документа.

Вправа іо

Створити зміст багатосторінкового структурованого документа.

1) Запустіть текстовий процесор Word і відкрийте документ Вправа 9. Або:

створіть новий документ; знайдіть в інтернеті та скопіюйте в документ першу дію п’єси Івана Карпенка-Карого «Сто тисяч».

2. Установіть стилі заголовків твору: для назви дії — Заголовок 1,

для яв — Заголовок 2.

3. Пронумеруйте номери сторінок (автоматично).

4. Додайте зверху порожню сторінку вставленням розриву сторінки.

5. Створіть на доданій сторінці автоматизований зміст.

6. Збережіть документ із назвою Вправа 10.

Комп’ютерне тестування

Виконайте тестове завдання 10 із автоматичною перевіркою результату

Практична робота 4

Автоматизоване створення змісту документа

Завдання:

створити текстовий документ, який складатиметься з декількох розділів, здійснити форматування його об’єктів, створити зміст в автоматичному режимі та покажчик

Обладнання:

комп’ютер зі встановленим текстовим процесором, під’єднаний до інтернету

Хід роботи

Під час роботи з комп’ютером дотримуйтеся правил безпеки.

1. Запустіть текстовий процесор і створіть новий документ. Знайдіть в інтернеті три-чотири вірші одного з українських поетів і скопіюйте в документ.

Якщо текст міститься в таблиці, то витягніть його. Для цього виділіть всю таблицю і виберіть команду

2. Відформатуйте текст так, щоб рядки (окрім першого) не починалися з нового абзацу, видаліть порожні рядки та розмістіть назву вірша в окремому абзаці

3. Уведіть у першому абзаці назву, наприклад: Вірші Лесі Українки.

4. Установіть стиль: для документа — Звичайний; для назв віршів — Заголовок 1; для назви збірки — Назва.

5. Знайдіть в інтернеті портрет автора чи авторки віршів і скопіюйте в документ після назви збірки

За потреби відформатуйте малюнок: обріжте, змініть розміри, обтікання, розташування, рамку тощо

6. Установіть окремо для першої сторінки верхній колонтитул зі своїми прізвищем, ім’ям і класом. У нижньому колонтитулі кожної сторінки вставте номери сторінок

7. Створіть під портретом автора чи авторки автоматизований зміст. Змініть напис Зміст на Зміст збірки.

8. Поділіть документ на розділи. Для цього після портрета й останнього рядка кожного вірша вставте розриви Поточна сторінка, а після змісту — розрив Наступна сторінка.

9. Установіть орієнтацію перших сторінок документа включно зі змістом: альбомна. Для решти сторінок орієнтація — книжкова.

10. Установіть для всього документа міжрядковий інтервал — полуторний. Оновіть зміст.

11. Додайте до назви збірки посилання на сторінку, з якої копіювалися тексти віршів Перевірте, чи працює посилання

12. Збережіть файл із назвою Практична робота 5. Завершіть роботу за комп’ютером

Зробіть висновок: які є особливості роботи зі складним текстовим документом, як автоматизувати процес створення змісту.

 

Це матеріал з підручника Інформатика 8 клас Бондаренко (2021)